Beleidsplan Sponsoring NBSVV

Het Beleidsplan Sponsoring maakt onderdeel uit van het algehele beleidsplan NBSVV en omvat het gehele sponsorbeleidsplan.

De communicatie over de sponsoractiviteiten van NBSVV is in handen van de sponsorcommissie, zowel intern als extern.

1. Sponsorbeleid

NBSVV stelt zich ten doel om een actief sponsorbeleid te gaan voeren. Sponsors werven , en zorg dragen voor een goede relatie met de sponsors.

Het doel :

Het genereren van een externe geldstroom of een bijdrage in natura, teneinde aan de gestelde plannen van de sponsorcommissie te kunnen voldoen.

Waarbij de vereniging zoveel mogelijk aan bepaalde wensen van de sponsor zal voldoen.

De vereniging betaalt alle operationele kosten uit contributies, kantine inkomsten en een vaststaand bedrag uit sponsoring. Op deze manier kan de vereniging zijn begroting sluitend krijgen.

Dit willen we bereiken middels:

• Harmonisatie en standaardisatie van sponsorbijdragen
• Meerjarige sponsorovereenkomsten
• Organisatie van sponsorbijeenkomsten
• Transparantie in de sponsorinkomsten en de daarmee gerealiseerde uitgaven

Doelstelling

Het is de intentie om met de sponsoring een continue geldstroom te creëren voor NBSVV , die minimaal voorziet in de behoeften die behoren bij het huidige ambitieniveau van de vereniging, zowel op prestatief als op recreatief niveau.

Het beleid zal er op gericht zijn het aantal sponsors te vergroten door een diversiteit aan sponsormogelijkheden aan te bieden waardoor de continuïteit van de sponsorbijdrage voor NBSVV de komende jaren gegarandeerd zal worden.

1.1 Sponsorcommissie

Het bestuur heeft een sponsorcommissie ingesteld, bestaande uit (oud)leden, dan wel ouders van leden. De sponsorcommissie heeft als taak om invulling te geven aan het sponsor –en merchandisingbeleid van de vereniging. Potentiële sponsoren kunnen alleen worden benaderd door de sponsorcommissie. Echter merchandising- of sponsor activiteiten kunnen worden ontwikkeld door bestuur en/of leden na overleg en goedkeuring van de sponsorcommissie.    

Alleen de sponsorcommissie is gerechtigd contracten af te sluiten met sponsors.

1.2 Financiële geldstroom

Er is sprake van een algemene sponsorpot. Dit betekent dat er geen ‘speciale sponsorpotjes’ kunnen worden aangelegd.

De sponsorgelden worden op een aparte rekening betaald. Daarvan gaat een, in overleg met het bestuur, vastgesteld bedrag (om de algemene begroting sluitend te krijgen) naar de vereniging. Het resterende geld wordt door de Sponsorcommissie verdeeld over de volgende zaken:

• elftallen
• materialen
• activiteiten

1.3   Sponsorbudget aanvragen

Aanvragen voor een budget kunnen worden gedaan aan de sponsorcommissie. De sponsorcommissie bepaald vervolgens of deze uitgaven kunnen worden gedaan conform het sponsorplan. Het budget van de sponsorcommissie bestaat uit de sponsorinkomsten minus het vastgestelde bedrag dat wordt afgedragen aan de vereniging ter dekking van de begroting.

De verdeling van de sponsorgelden is na aftrek van:

een vast bedrag als afdracht aan de vereniging

de kosten voor wedstrijd-en-of trainingskleding en materiaal

algemene uitgaven inzake sponsoring

als volgt:

• Algemene Reserve 25%

Het totale bedrag dat daarna overblijft wordt als volgt verdeeld

• A- selectie                35%
• Senioren overig        10%
• ABC jeugd                20%
• DEF Mini jeugd         25%
• Vrijwilligers               10%

1. 4 Bevoegdheden van de Sponsorcommissie

De leden van de sponsorcommissie hebben volledige bevoegdheid om, binnen het vastgestelde sponsorbeleid en afgeleide sponsorplan, hun werkzaamheden te verrichten, zoals:

• het jaarlijks opstellen van een sponsorplan
• het werven van nieuwe sponsors
• het voorbereiden van overeenkomsten met sponsors
• het organiseren van activiteiten in het kader van relatiebeheer (behoud van bestaande sponsors)
• het bijhouden van een ‘relatiebeheerbestand’
• De facturering aan sponsors en beheer van de aparte betaalrekening
• Het verstrekken van sponsorgegevens aan de penningmeester van NBSVV ten behoeve van de financiële administratie
• De sponsorcommissie onderhoudt het contact met leveranciers en maakt met hen afspraken.
• Inkoop van materialen

1.5 Overleg met bestuur

Het bestuur heeft minimaal twee maal per seizoen overleg met de sponsorcommissie.

Dit overleg heeft betrekking op:

• doelstellingen
• budgetten
• wervingsplannen
• plannen/activiteiten in het kader van relatiebeheer
• tussentijdse evaluatie sponsorplan rond januari/februari
• evaluatie van het totale sponsorplan aan het eind van het seizoen

1.6 Doelgroep

De doelgroep is in principe uit alle bedrijven en instellingen.

Uitgesloten zijn die bedrijven/instellingen, die weliswaar maatschappelijk gedoogd worden, doch wier doelstelling niet past bij het karakter van NBSVV . Dit besluit wordt door het bestuur na overleg met de sponsorcommissie genomen.

1.7 Sponsorvormen

Omdat niet iedere sponsor de mogelijkheid dan wel de intentie heeft om een standaard bedrag bij te dragen aan de vereniging is er een differentiatie gemaakt in sponsorpakketten en andere vormen van reclame uitingen

NBSVV kent de volgende sponsorvormen:

• Hoofdsponsor
• Subsponsor
• Teamsponsor
• Evenementensponsor
• Bordsponsor
• Advertenties
• Jeugdsponsor
• Doelpuntensponsor
• Overige vormen

1.8 Relatiebeheer

Minimaal eenmaal per jaar wordt een specifieke sponsormeeting georganiseerd. Afstemming hierover vindt plaats tussen bestuur en commissie, op initiatief van laatstgenoemde

• alle sponsors ontvangen het NBSVV magazine
• alle sponsors worden uitgenodigd bij specifieke clubactiviteiten
• NBSVV presenteert alle sponsors op NBSVV website

Contact met de vereniging en contact met de andere sponsors is voor veel sponsors een belangrijke overweging om NBSVV te sponsoren. De sponsorcommissie zal dan ook ieder seizoen enkele sponsorevenementen organiseren. Het, per seizoen beschikbare budget voor die evenementen wordt bepaald door de sponsorcommissie in overleg met het bestuur. Hiertoe wordt vooraf door de sponsorcommissie een voorstel gedaan aan het bestuur.

1.9 Merchandising

De vereniging beschikt over een merknaam ‘ NBSVV ’ alsmede een logo. Het is zonder toestemming van de sponsorcommissie niet toegestaan de merknaam en het Logo aan te wenden voor commerciële doeleinden.

1.10 Businessclub

De sponsorcommissie kan besluiten wanneer de sponsoring in voldoende mate toeneemt om een businessclub NBSVV op te richten. Dit na overleg met het bestuur.

Nieuw-Beijerland, 14 juni 2011

Sponsorcommissie

Niels van Hamburg

Christol de Korver

Hans de Groot

Wim Groenenboom